NAJČEŠĆA PITANJA I ODGOVORI U SVEZI PRIKUPLJANJA I DALJNJE OBRADE OSOBNIH  PODATAKA U ŠKOLAMA

1. Pravo uvida u e-dnevnik i ostale informacije vezane uz obrazovanje za dijete bez njegove suglasnosti/privole od strane roditelja/zakonskog zastupnika djeteta?

Ne postoje zakonske prepreke za uvid u ocjene djece neovisno o njihovoj dobi koje su sadržane u e-dnevniku od strane njihovih roditelja/zakonskih zastupnika, odnosno isti će i dalje moći dobiti na uvid (bez nužne privole) njegove ocjene, izostanke, ponašanja, kao i druge informacije vezano uz njihovo obrazovanje. U konkretnom slučaju radi se ne samo o pravu već i obvezi roditelja/zakonskog zastupnika da se brine o svome djetetu sukladno odredbama posebnog propisa (Obiteljski zakon).

2. Privola djeteta koja se isključivo odnosi  u slučaju nuđenja usluga informacijskog društva?

Vezano za privolu djeteta u slučaju nuđenja usluga informacijskog društva - svaka usluga  koja se obično pruža uz naknadu na daljinu, elektroničkim sredstvima te na osobni zahtjev primatelja (Direktiva EU 2015/1535  Europskog parlamenta i Vijeća) kao što su primjerice, internet prodaja robe i usluga, nuđenje podataka na internetu, pristup društvenim mrežama i sl..  obrada je zakonita ako dijete ima najmanje 16 godina. Ako je dijete ispod dobne granice od 16 godina takva je obrada zakonita samo ako i u mjeri u kojoj je privolu dao ili odobrio nositelj roditeljske odgovornosti nad djetetom (zakonski zastupnik djeteta).

3. Može li tajnik škole biti imenovan na funkciju službenika za zaštitu podataka?

Tajnik škole može biti imenovan na funkciju službenika za zaštitu podataka pod uvjetom da ta osoba ne dođe u sukob interesa te da kao službenik za zaštitu podataka bude u mogućnosti obavljati svoje dužnosti i zadaće na neovisan i stručan način.

Može li službenik za informiranje u školi biti službenik za zaštitu osobnih podataka?
Može, ne postoji prepreka da jedna osoba obavlja dvije funkcije, ako ne postoje neke druge zapreke primjerice sukob interesa.

PREPORUKA!
• škola, kao voditelj obrade odlučuje o mogućem postojanju sukoba interesa u svakom pojedinom slučaju, pritom posebno uzimajući u obzir obilježja organizacijske strukture škole

4. Smije li škola objaviti osobne podatke zaposlenika na mrežnim stranicama?

Kod objave osobnih podataka zaposlenika škole trebalo bi primjenom načela razmjernosti i ograničenja obrade osobnih podataka voditi brigu da se objavljuju samo oni podaci koji su nužni da bi postigla utvrđena svrha (informiranje radnika, roditelja).

Također škola ima zakonsku obvezu (Zakon o odgoju i obrazovanju u osnovnoj i srednjoj školi) objaviti Godišnji plan i program na svojoj  web stranici koji sadrži podatke o izvršiteljima poslova. Budući da  posebnim zakonom nije  propisan opseg osobnih podataka koji se trebaju objaviti dovoljno je objaviti imena i prezimena radnika i nazive radnih mjesta te eventualno njihovu stručnu spremu, dok bi sve ostale osobne podatke (primjerice: datum i godinu rođenja radnika, mjesto rođenja,  privatnu adresu) koji se odnose na privatnu sferu zaposlenika trebalo zaštititi odnosno ne objavljivati javno na mrežnim stranicama škole.

5. Fotografiranje djece u školi?

Vezano za fotografiranje djece na školskim priredbama nije potrebna prethodna privola roditelja djece već bi se  ukoliko se radi o javnim događajima isto bi se smatralo legitimnim interesom škole kao voditelja obrade. Međutim, isto podrazumijeva se da su roditelji djece bili prethodno informirani da će njihova djeca biti fotografirana. Ako se radi o pojedinačnim fotografijama potrebno je razmotriti gdje su iste sačinjene primjerice: ako su sačinjene na  natjecanju, u učionici i sl.  pa je ovisno o tome od slučaja do slučaja potrebno utvrditi pravnu osnovu za isto (privola roditelja ili legitimni interes škole), a roditelje  prethodno informirati o svrsi u koju se učenici tj. djeca fotografiraju

Vezano za fotografiranje djeteta od strane roditelja u učionici škole, kada se vrlo često na fotografiji nalaze i druga djeca navodimo kako se Opća uredba o zaštiti podataka ne primjenjuje na obradu osobnih podataka koju fizičke osobe obavljaju u okviru isključivo osobne ili kućne aktivnosti te stoga nije povezana s profesionalnom ili komercijalnom djelatnošću. Pritom je  potrebno voditi računa da se fotografije ne objavljuju na Internet stranicama, društvenim mrežama i sl. već da se koriste samo za vlastitu potrebu stvaranje privatnog foto albuma i sl.

6. Davanje osobnih podataka policiji (primjerice: u svrhu otkrivanja vršnjačkog nasilja i sl.)?

Policija ima pravo tražiti osobne podatke učenika kako bi mogla izvršavati svoje ovlasti temeljem posebnih propisa. U tom slučaju ne bi bila potrebna suglasnost roditelja za davanje podataka  ako su isti  nužni  policiji za izvršavanje njihovih ovlasti, tj. potrebni za daljnje postupanje i razjašnjavanje konkretnog slučaja. Dovoljno je samo roditelje prethodno informirati o davanju takvih osobnih podataka (članak 25. Zakona o policijskim poslovima i ovlastima policija)

7. Prikupljanje uvjerenja o  nekažnjavanju  od kandidata prilikom zapošljavanja?

Smatramo kako škola mora prikupljati i obrađivati osobne podatke koji se odnose na kandidate za zaposlenje u mjeri u kojoj je prikupljanje tih podataka nužno i relevantno za obavljanje poslova za koji se kandidat prijavljuje, a u tom slučaju  pritom za isto nije potrebna privola osoba/kandidata natječajnog postupka (primjena članka 106. Zakona o odgoju i obrazovanju u osnovnom i srednjim školama). Dakle, škola kao voditelj obrade ima ovlast prilikom provedbe natječaja za zapošljavanje tražiti uvjerenje o nekažnjavanju a sve kako bi škola voditelj obrade odnosno poslodavac mogla ispuniti pravnu obvezu propisanu posebnim zakonom-Zakonom o odgoju i obrazovanju u osnovnim i srednjim školama.

8. Objava godišnjeg plana i programa škole i kurikuluma škole?

Zakonom o odgoju i obrazovanju o osnovnoj i srednjoj školi propisano je da se školski kurikulum i godišnji plan i program škole objavljuju na mrežnim stranicama škole u skladu sa  propisa  vezanim uz zaštitu osobnih podataka. Godišnjim planom i program rada školske ustanove utvrđuje se  mjesto, vrijeme, način i izvršitelji poslova, a sadrži  između ostalog i podatke o izvršiteljima poslova. Godišnji plan i program rada donosi se na osnovi nastavnog plana i programa i školskog kurikuluma.

Međutim, prilikom objave osobnih podataka  na mrežnim stranicama i mora se voditi briga da se objavljuju samo oni podaci koji su nužni da bi postigla utvrđena svrha (informiranje roditelja, učenika škole) odnosno dovoljno je objaviti imena i prezimena radnika (izvršitelja poslova) s obzirom da posebnim zakonom nije izričito propisano koje sve podatke o radnicima škole, školski kurikulum i godišnji plan i program  rada mora sadržavati.

9. Davanje osobnih podataka učenika i roditelja od strane škole drugim primateljima odnosno nositeljima projekta  u svrhu provođenja projekta od strane škole?

Podaci o učenicima i roditeljima mogu se dati  nositeljima projekta pod uvjetom da za isto postoji najmanje jedna od  pravnih osnova  iz članka 6. Opće uredbe o zaštiti podataka i da je dostava osobnih podataka neophodna i nužna za provedbu i pravdanje projekta.

10. Davanje podataka (ime i prezime) kandidata za zapošljavanje članovima školskog odbora u pozivu za sjednicu?

Ako je poziv za sjednicu primjerice objavljen na web stranici škole ili oglasnoj ploči škole i kao takav dostupan svim posjetiteljima web stranice škole s aspekta propisa o zaštiti osobnih podataka ne nalazimo uporište za objavu punog imena i prezimena kandidata o kojem će se raspravljati na sjednici.

Članovi školskog odbora imaju pravo znati osobne podatke kandidata za zapošljavanje, ali je dovoljno otkrivanje osobnih podataka (identiteta potencijalnih kandidata za zapošljavanje) na sjednici školskog odbora odnosno dostavom materijala za sjednicu, kako je navedeno u Statutu škole.

U  pozivu za sjednicu dovoljno je navesti kao točku dnevnog reda samo raspravu o davanju suglasnosti za predloženog kandidata. Škola kao voditelj obrade mora voditi brigu o  opsegu osobnih podataka te bi školskom odboru trebali biti dostupni samo nužni podaci koji su potrebni za donošenje stajališta/suglasnosti o predloženom kandidatu. Preporuka je da se članovima školskog odbora kao jedna od mjera zaštite dade na potpis i izjava o povjerljivosti.

11. Objava osobnih podataka u monografiji?

Zakonitu pravnu osnovu za objavu monografije škole nalazimo u članku 6. Opće uredbe o zaštiti podataka i legitimnom interesu škole (voditelja obrade) te stoga posebna privola svakog pojedinog bivšeg učenika ili djelatnika za objavu njihovih osobnih podataka nije potrebna.

Također, potrebno je prethodno informirati ispitanike (bivše učenike ili djelatnike) o prikupljanju i obradi njegovih osobnih podataka pod uvjetom da za obradu osobnih podataka škola ima odgovarajući pravni temelj iz članka 6. Opće uredbe o zaštiti podataka.

Opća uredba o zaštiti podataka ne odnosi na umrle osobe iz razloga što se umrle osobe više ne smatraju fizičkim osobama u smislu odredbi Opće uredbe o zaštiti podataka. Podaci o umrlim osoba mogu se prikupljati i dalje obrađivati uz strogo uvažavanje njihovog pijeteta te zaštite osobnih podataka članova njihovih obitelji. Ukoliko se obitelj ili nasljednici izričito protive objavi podataka o umrlim osobama takvi podaci ne bi mogli biti predmetom daljnje obrade.

12. Može li škola na traženje resornog Ministarstva provjeriti diplome svojih zaposlenika?

Za svaku obradu osobnih podataka mora postojati  najmanje jedna od pravnih osnova iz članka 6. Opće uredbe o zaštiti podataka. Vezano uz provjeru vjerodostojnosti isprava  kojima radnici u ustanovi dokazuju odgovarajući stupanj obrazovanja sukladno posebnom zakonu  navedeno se može temeljiti na  legitimnom interesu voditelja obrade u smislu članka 6. stavka 1. točke f) Opće uredbe o zaštiti podataka. Dodatno napominjemo kako je uvijek prilikom korištenja legitimnog interesa kao pravne osnove za pojedinu obradu osobnih podataka potrebno provesti test ravnoteže tj. utvrditi  i dokazati pretežu li interesi voditelja obrade nad interesima ispitanika.
S obzirom na postojanje gore navedenog pravne osnove iz članka 6. Opće uredbe o zaštiti podataka te podudarnost svrhe prikupljanja navedenih osobnih podataka čija se provjera traži, privola/suglasnost zaposlenika za traženje i dobivanje navedene informacije nije nužna niti potrebna te se ista može tražiti i dati bez njegova pristanka.

Više o uputama AZOP-a na linku:

https://azop.hr/info-servis/detaljnije/primjena-opce-uredbe-o-zastiti-podataka-u-skolskim-ustanovama